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ibs Promotions

Creación de acontecimientos óptimos y control de la solución

Para cada acontecimiento promocional, el Departamento Marketing y el Departamento de Compras trabajan de cerca durante todas las etapas de este proceso.

El Departamento Marketing define la estrategia y los objetivos del acontecimiento promocional basados en los objetivos globales definidos por el Departamento Financiero durante la creación del plan. Luego el Departamento Marketing define los productos necesarios para el acontecimiento promocional y trabaja con el Departamento de Compras para la búsqueda de productos.


El Departamento Marketing luego va a trabajar en todos los aspectos de un producto para satisfacer los objetivos (encontrar el buen precio descuento para responder a los objetivos de margen y de ventas), los proveedores (encontrar la buena cantidad para obtener algunos descuentos), las tiendas (encontrar los buenos productos con todas las características que fomentan los pedidos de las tiendas) y por fin los clientes (encontrar los buenos productos, los buenos precios, definir la buena información que fomenta la compra de los clientes).


GESTIÓN DEL ACONTECIMIENTO PROMOCIONAL

Análisis del historial

Como para el Plan, es necesario analizar el historial de un acontecimiento promocional y sus resultados. Esta etapa permite identificar el mejor acontecimiento promocional en términos de ventas, margen y mejores productos vendidos.

ibs Promotions puede aportar varios informes dedicados a cada necesidad específica de los diferentes actores internos de los distribuidores.


  • Análisis de los acontecimientos promocionales pasados
    • Rendimiento de los acontecimientos (por tema, productos, tipo de descuento, periodo, medios de comunicación)
    • Análisis del margen y de las ventas del acontecimiento
    • Rendimiento en la inversión
    • Análisis de los artículos (Efecto halo y de canibalización, Pantry Loading Effect, Éxitos y Fracasos, Impacto del descuento…)
  • Análisis de los competidores
    • Análisis de las Ventas y de las estrategias promocionales
      • Tema del acontecimiento
      • Periodo de cada acontecimiento
      • Análisis de los acontecimientos calendarios (ej: carrera automovilística, Comienzo del Curso, Día de la Madre…)
    • Análisis de los artículos
      • Tipos de ofertas promocionales (BOGO, Simple…)
      • Establecimiento de la promoción en las tiendas
    • Análisis de los medios de comunicación
      • Elección de los medios de comunicación
      • Periodo de cada medio de comunicación
    • Análisis de los folletos
      • Número de páginas
      • Formato (versión)
      • Reparto de las páginas (artículos)


Definición del acontecimiento y de los medios de comunicación a usar

El equipo Marketing va entonces trabajar en cada acontecimiento promocional específicamente. ibs Promotions aporta a cada equipo implicado en el proceso, la información definida al nivel del plan. En efecto, el equipo Marketing recibe los objetivos y el presupuesto del Departamento Financiero. Luego reciben la información general para cada acontecimiento promocional al nivel del plan: duración del acontecimiento, tiendas que van a formar parte de la promoción y la nomenclatura producto a un nivel macro. El equipo Marketing también visualiza los diferentes medios de comunicación para cada acontecimiento promocional:


Folletos, Espacios publicitarios en la Radio / TV, Envío de correos (papel, electrónico, SMS), campaña de carteleras (Kakemono), catálogo (para informar masivamente).

“IBS PROMOTIONS GESTIONA DIFERENTES TIPOS DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN, SEGÚN SUS NECESIDADES…”

Estrategia de acontecimiento promocional

Una vez que el acontecimiento es creado, el equipo Marketing define información más profunda:

  • Tema del Acontecimiento Promocional
  • Clientes Objetivo
  • Nomenclatura Producto
  • Productos y Necesidades por Unidad (producto que no existe hasta ahora en el referencial del distribuidor pero que es necesario y puede ser definido de manera breve o detallada)
  • Tipo de descuento aplicado

ibs Promotions es capaz de soportar todos estos tipos de información y puede ser usado para dar información actualizada a cada equipo de la promoción, establecer las restricciones en el sistema a los usuarios con un acceso limitado a alguna parte de la promoción y generar informes basados en varios criterios.



Estrategia de medios de comunicación

Una vez que el medio de comunicación es determinado, el equipo Marketing se concentra en detalles más profundos y define diferentes información:

  • Para los medios de comunicación impresos como los folletos
    • La versión de los folletos es definida y conservada
    • Las páginas son asignadas al equipo dedicado (el Equipo de Compras recibe un cierto número de páginas y sólo puede asignar productos en estas páginas)
  • Para los medios de comunicación no impresos
    • Duración y fecha del espacio publicitario
ORGANIZACIÓN DEL EQUIPO

Definición de los plazos

ibs Promotions permite establecer plazos para cada tarea a realizar y tener un acontecimiento promocional listo a tiempo: define quien hace qué y cuándo (definición de las tareas, actores y plazos). El plan de plazos permite a cada actor tener una visión clara y sintética de las etapas relacionadas al acontecimiento promocional y distribuir las tareas a diferentes actores.
Algunas alertas y listas de tareas del Workflow pueden ser

establecidas para informar los actores implicados en el proceso.

Los plazos pueden determinar por ejemplo: cuando la selección de productos se debe hacer, la fijación de precio debe ser determinada y cuando la información debe ser enviada a la agencia de publicidad para la creación. Además, para nuevos artículos tecnológicos (ej: iphone), el plazo de entrega es muy corto, el equipo responsable de estos tipos de productos no tiene el mismo plazo que el equipo encargado de productos estándares (ej: té). La búsqueda de productos y el reparto de los productos serán lo más cerca posible de la fecha de comienzo del acontecimiento promocional para un "iPhone" mientras un producto como el té puede ser gestionado antes (ya que no es sometido a las innovaciones del mercado).

“CAPACIDAD DE DEFINIR LAS TAREAS Y LOS ACTORES, BASADA EN MODELOS DE RETRO-PLANIFICACIÓN, PARA GENERAR ALERTAS.”

Workflow y Reporting

ibs Promotions está soportada por los módulos de Workflow y de Reporting. Los diferentes actores implicados en la creación del acontecimiento, incluyendo los encargados de marketing y compradores, son alertados en tiempo real de las diferentes tareas a realizar (ej: el encargado de marketing puede recibir cada semana por Workflow un informe sobre la evolución de los espacios asignados para un folleto).
ibs Promotions contribuye a mejorar la comunicación entre diferentes actores y el intercambio de la información entre todos..



Ciclo de validación

El proceso ibs Promotions es soportado por un ciclo de validación. Eso se configura por ibs System y se puede adaptar a todo tipo de organización, departamento, y usuarios. Puede ser usado por ejemplo para la validación del producto (entre el Departamento Marketing y el Departamento de Compras) o del precio.



Gestión de los últimos cambios

El sector de la gran distribución es variable. Cada vez que algo es validado, la información puede cambiar (un producto validado puede estar agotado un mes antes del principio del acontecimiento promocional, un costo puede ser cambiado e impactar el precio validado). ibs Promotions es capaz de gestionar eso, con su funcionalidad "último cambio".

Reporting

“ANÁLISIS E INFORMES AVANZADOS PARA UNA MEJOR PLANIFICACIÓN”

Los informes de ibs Promotions permiten al usuario:

  • Analizar los acontecimientos promocionales
  • Seguir el acontecimiento promocional actual
  • Construir el acontecimiento promocional futuro

Los encargados de marketing y los ejecutivos obtienen ayuda para la toma de decisiones y el monitoreo de las actividades, gracias a al seguimiento de la promoción, informes sobre el rendimiento y análisis de la diferencia. Algunos KPI y indicadores son disponibles para controlar:


  • El presupuesto promocional
  • Los gastos para los medios de comunicación: cooperación del proveedor, contribución del distribuidor
  • Los resultados del acontecimiento promocional (rendimiento financiero, márgenes, ventas…)
  • La síntesis de los productos restantes a asignar en el folleto
  • El incumplimiento de la planeación del acontecimiento promocional.


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