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ibs Deals

IBS DEALS – Proceso Detallado

ibs Deals, una solución orientada proceso funcional, puede ser analizada en 4 etapas principales:

  • Simulación preparación
  • Negociación y gestión del contrato
  • Facturación
  • Análisis de los beneficios
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ETAPA 1: SIMULACIÓN

ibs Deals es usada para preparar nuevas negociaciones con una herramienta eficaz de simulación, basada en una información exacta y numerosos indicadores, como:

  • El análisis de la rentabilidad
  • El análisis histórico
  • Simulaciones para la negociación

Para definir los objetivos, con la posibilidad previa de crear un número ilimitado de escenarios, optimistas (introducción de nuevos artículos, crecimiento promocional, tendencias del mercado…) o pesimistas (aumento de los costos, reducción promocional, regresión del mercado…) por ejemplo.

“IBS DEALS HACE DISPONIBLE LA INFORMACIÓN NECESARIA PARA PREPARAR UNA NEGOCIACIÓN EFECTIVA”

La solución calcula las previsiones de compras,y automatiza todos los cálculos de beneficios. ibs Deals también ofrece una gran biblioteca de informes, con comparaciones en diferentes niveles, usando indicadores cuantitativos y cualitativos (siguiendo la información histórica entre varios proveedores y durante numerosos años…)

Las simulaciones pueden ser realizadas según varios tipos de condiciones y costos: precio de compra, descuentos en las facturas, costos logísticos… según varios criterios de aplicación para obtener simulaciones y cálculos de Costos Net (Net, 2Net, 3Net, 4Net…) y costos descargados (incluyendo o no los costos de almacenamiento). Otra información como las ventas, las rebajas, el posicionamiento de los competidores, pueden ser añadidas también.

Toda la línea de precios y el análisis de la rentabilidad a cada nivel son calculados para maximizar la negociación.

  • Parte simulación - objetivos:
    • Preparar las negociaciones y+1
    • Definir las estrategias de negociación y los escenarios según las evoluciones del mercado.
    • Control 3Net de la rentabilidad según los niveles de negociación (Grupo, País, grupos de productos, Producto…)
    • Definir y validar el objetivo y+1 (volumen de negocios, márgenes, rentabilidad…)
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ETAPA 2: NEGOCIACIÓN Y GESTIÓN DEL CONTRATO

El objetivo principal es referenciar las condiciones de compra y las condiciones generales del contrato:

Negociación y toma de las referencias de las condiciones de compra:

  • Por grupo de producto
  • Por filtro de producto (y características marketing: tipo de marca, promociones, colección, soporte…)
  • Por artículo
  • Por ubicación

Los usuarios pueden trabajar sobre grupos de productos predefinidos que corresponden a los niveles de negociación del cliente (categoría, tipo de marca, marca…). La posibilidad de seguir y comparar datos históricos y realizar comparaciones basadas en un ámbito homogéneo.

“IBS DEALS OFRECE UNA BIBLIOTECA COMPLETA DE TIPOS Y SUBTIPOS DE CONDICIONES”

Algunos ejemplos:

Tipos Calculado con ganancia bruta, neta, con impuestos, sin impuestos, reembolsos incluidos o no…
Descuentos en la factura Incondicional Condicional Valor / % / Unidad / Grupo
Rebajas de fin de año Incondicional Condicional Valor / % / Unidad / Montón
Cooperación comercial y promociones Incondicional Condicional Repetido o no Valor / % / Unidad / Grupo
Rebajas iniciales Incondicional Condicional Repetido o no Valor/ % / Unidad
Otras condiciones y multas Marketing, fondos de las tiendas, multas (demoras de pago, reclamaciones, mercancías estropeadas, etc…) Cálculo manual o automático Valor / % / Unidad / Grupo


Todas las condiciones pueden ser creadas de manera manual o automática con fechas de principio y de fin, repetición o no y negociadas a cada nivel de la estructura:


  • Centro de compra
  • Grupo de países
  • País
  • Zonas geográficas (regiones)
  • Grupo de tiendas
  • Tiendas

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La etapa de negociación permite:

  • Crear y formalizar los tipos y niveles de negociación
  • Dominar el análisis 3Net de las estrategias
  • Controlar las diferencias entre los objetivos y la información histórica
  • Automatizar las condiciones y el cálculo de los beneficios

» Gestión de los estados y contratos

Nuestras soluciones son basadas en una gestión dinámica de los estados, usada para respetar y controlar las etapas y acciones de los procesos y aplicaciones.
La gestión de los estados es completamente configurable.

Por ejemplo, podemos considerar una vista global del proceso de negociación como el siguiente:

Simulación Objetivo Negociación Provisional Negociación Validada Negociación Firmada Reconciliación Provisional Reconciliación Validada.
Cada estado corresponde a acciones posibles de los usuarios.

De cada estado, depende reglas funcionales (creación de planificación de factura, integración del volumen de negocios real, comienzo de la facturación, uso del volumen de negocios declarativo…)
El proceso funcional de negociación del distribuidor determina la transición desde un estado a otro.
La transición de estado se puede hacer de manera manual o automática según las necesidades del distribuidor.

Algunos workflow pueden ser establecidos para soportar el ciclo de validación, y controlar e informar los actores implicados (ejemplo del ciclo interno de validación de un contrato)

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Optimización del tiempo de los usuarios
Respeto del calendario
Respeto del proceso

Las ventajas principales de ibs Deals para la gestión de los contratos son:


  • Gestión de las contribuciones y condiciones generales ligadas a los contratos
  • Ciclo de validación automático/manual gestionado por estado
  • Creación de todos los tipos de contratos basada en modelos predefinidos (logística, reembolsos, marketing…)
  • Gestión de los contratos y de las multas con posibilidades de edición y reedición
  • Gestión Racional para las operaciones comerciales
  • Copias de seguridad de los contratos
  • Aseguramiento de la coherencia legal

“ESTANDARDIZAR EL CICLO DE VALIDACIÓN DEL CONTRATO, RESPETANDO LAS NORMAS INTERNAS Y LA LEGISLACIÓN NACIONAL E INTERNACIONAL”

» Seguimiento de la negociación

Durante todo el año, los compradores tienen que seguir sus contratos y negociaciones, y gracias a varios indicadores de rendimiento proporcionados por la aplicación (informes, gráficos, alertas…), son capaces de realizar modificaciones y acciones correctivas para alcanzar sus objetivos anuales.

  • Seguimiento de los beneficios de la negociación
    • Visualización de las condiciones relacionadas a los proveedores, grupos de negociación y artículos.
    • Seguimiento de los acuerdos comerciales
  • Análisis del precio del artículo
    • Seguimiento y comparación del precio del artículo y la evolución de los márgenes.
  • Consolidar las primas calculadas
    • Por niveles de elemento de la nomenclatura mercancía
    • Por proveedor
    • Multi-anuncios
  • Comparación del volumen de negocios y seguimiento

“REALIZACIÓN Y SEGUIMIENTO EN TIEMPO REAL DE LAS NEGOCIACIONES CON LOS PROVEEDORES”

» Planificación de las facturas: visión completa del proceso de negociación

Una vez el contrato creado y según su estado, una planificación manual o automatizada de las facturas es generada por condición o agrupada por tipo de condición. Es creada según diferentes condiciones como la frecuencia de los pagos, la fecha de comienzo y de fin de las condiciones, el volumen de negocio seleccionado, el tipo de cálculo…
La planificación de las facturas también depende de varias características predefinidas como las condiciones de pago, los tipos de pago, el número de días para el pago para definir la fecha de edición o la fecha de facturación y la fecha de pago.
Conforme al tipo de condición, un modelo específico es creado (nota de cargo/crédito, saldo de las facturas…) con su número de referencia.
Todos los modelos son conservados en el sistema.

  • Planificación de las facturas – objetivos
    • Un control preciso para la facturación y los flujos de caja durante todo el proceso de negociación
    • Anticipación de las acciones correctivas para garantizar la rentabilidad durante todo el proceso de negociación
    • Controlar y actualizar la planificación de facturas según las evoluciones del volumen de negocios de los proveedores
    • Reconciliación y gestión de los saldos
  • Planificación de las facturas – Beneficios
    • Mejora la rentabilidad evitando las pérdidas de información (facturas no enviadas, sumas incorrectas, sumas no aprobadas…)
    • Controlar la coherencia entre las negociaciones finales, las realizaciones y los impactos
    • Aporta una visión completa del ciclo: objetivo– negociación – realización – facturación – pago
ETAPA 3: FACTURACIÓN – EJECUCIÓN FINANCIERA AUTOMÁTICA

La facturación es gestionada a través de ibs Deals. Puede ser manual, semiautomática, o completamente automática, dependiendo de la planificación de facturas creada. Las facturas pueden ser editadas, enviadas por correo electrónico a los proveedores, o cargadas en una plataforma de intercambio bajo diferentes formatos. Varios controles y alertas de información ocurren para dirigir el proceso de facturación y verificar las diferencias.

El módulo de facturación permite la edición, reedición y seguimiento de las facturas, como la gestión de los pagos y saldos, y la redistribución y las provisiones.

Con la gestión de:

  • Diferentes tipos de volumen de negocios según las necesidades del cliente: simulado, negociado, previsto, real…
  • La frecuencia de la facturación: día, semana, mes, trimestre, semestre, año, y gestión fiscal de fin de año
  • Un envío automático programado (por fecha) para los documentos de contabilidad y las facturas
  • Documentos de contabilidad: plazos, facturas, nota de crédito, nota de cargo…
  • Edición en masa y reedición de los documentos de contabilidad y facturas

    Aplicable para la facturación de los proveedores y la redistribución en las tiendas.

  • Tecleado y recuperación de los pagos
  • Reparto de los pagos en las facturas
  • Cálculo y reconciliación de las sumas esperadas, facturadas y cobradas
  • Gestión de las diferencias
  • Seguimiento de las facturas de los proveedores (con cartas de seguimiento a varios niveles críticos 1,2,3…)
  • Redistribución de las primas hacia los puntos de venta

    Realización y seguimiento de la ejecución financiera.

ETAPA 4: ANÁLISIS DECISONAL Y DE LOS BENEFICIOS

ibs Deals ofrece una biblioteca completa de informes, a la disposición de los usuarios. Todos esos informes permiten a los usuarios analizar mejor sus resultados de negociación y también mejorar la preparación de sus negociaciones futuras. Estos informes son disponibles según los derechos del usuario y son descargables bajo varios formatos. Proporcionan a los usuarios información cuantitativa y cualitativa, con comparaciones posibles entre las negociaciones de otros proveedores en diferentes años.

  • Los informes ayudan en las tomas de decisiones para:
    • El análisis de los resultados de negociación
    • El análisis de los beneficios con el proveedor
    • El análisis de las diferencias vs. objetivos
  • Algunos ejemplos de informes disponibles:
    • Análisis de los beneficios con el proveedor a grupos de negociación y artículos
    • Análisis del rendimiento de los compradores
    • Histórico de negociación (1,3,5 años…) y éxitos
    • Ficha de resultados de los proveedores
    • Seguimiento de las rebajas progresivas
    • Seguimiento de las operaciones comerciales
    • Informes de síntesis de la tesorería
    • Informes de seguimiento de las diferencias

“MACRO Y MICRO ANÁLISIS, REGISTROS PARA LA PREPARACIÓN DE LA NEGOCIACIÓN”

  • Algunos informes de tesorería están también disponibles:
    • Pagos excesivos / Pagos insuficientes
    • Seguimiento de los pagos
    • Hoja de seguimiento del pago
    • Informes de ventas
    • Beneficios y pérdidas
  • “ANÁLISIS DE LA TESORERÍA Y REGISTROS PARA UN CONTROL PRECISO DE LA CONTABILIDAD”

    • Decisorio – objetivos
      • Analizar y controlar los KPI durante todo el proceso de compra
        • Actualización en tiempo real de la información
        • Visibilidad multinivel de la estructura organizativa
      • Aportar una rentabilidad óptima durante todo el proceso de negociación
        • Anticipación / reactividad en acciones correctivas y ajustes para asegurar el respeto de los objetivos

La solución ibs Deals responde a los desafíos funcionales y financieros en la gestión de los fondos negociados con los vendedores. Permite al distribuidor optimizar y realizar un seguimiento preciso de sus negociaciones. Toda la información relacionada con la negociación es conservada en una herramienta única, garantizando un control financiero y jurídico completo.

ibs Deals permite a los usuarios optimizar su trabajo y realizar un análisis completo de la rentabilidad desde el nivel más elevado de su negociación al producto. ibs Deals es la solución que aporta disciplina, homogeneidad y control de todo el proceso de compra.

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