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ibs Central

Proceso De Asignación

ibs Central permite a los usuarios dominar todo el proceso de asignación entre la sede y las tiendas que pertenecen al grupo de distribución.

Este proceso se fija como objetivo centralizar las necesidades de las tiendas para funcionar en mejoras condiciones y mejores precios, al transmitir la asignación al proveedor final.
También gestiona y asegura las entregas al mismo tiempo para todas las tiendas para unificar la oferta en todas las tiendas simultáneamente.


PREPARACIÓN DE LA ASIGNACIÓN

ibs Central organiza el proceso completo de asignación, empezando con la creación del fichero de asignación.

Creación del fichero de asignación

El proceso de asignación se puede hacer después de la creación de un fichero de surtido o un acontecimiento promocional, y también independientemente para nuevos productos o cualquier necesidad funcional.

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“AUTOMATICE EL PROCESO Y TRABAJE POR EXCEPCIÓN”

Formando parte del proceso de creación de un fichero de surtido o de un acontecimiento promocional, ibs Central permite al usuario ganar tiempo, creando automáticamente un fichero de asignación.

La información es ya predefinida en la solución para que los usuarios puedan trabajar en ibs Central por excepción:

  • Las tiendas participantes son automáticamente seleccionadas (a partir del fichero de surtido o el acontecimiento promocional)
  • Los productos son heredados automáticamente
    • Los usuarios pueden añadir o excluirlos por excepción
    • Los usuarios pueden definir diferentes ciclos para adaptarse a los plazos de producción (ej: productos no alimentarios pueden ser sometidos a una asignación mucho tiempo antes de los productos alimentarios)
  • La cantidad sugerida es definida por el Sistema
    • Las cantidades pueden ser definidas según las ventas de las tiendas, sus existencias o sus requisitos.
    • Los usuarios pueden aceptar o modificar los datos sugeridos y quedar los únicos que toman las decisiones
  • Los canales y flujos son elegidos
    • La solución es capaz de tomar en consideración los diferentes canales de organización logística

La creación de un fichero de surtido o un acontecimiento promocional no es una etapa obligatoria en la solución para crear un fichero de asignación. ibs Central es flexible y permite la creación manual de la asignación.


Creación del presupuesto de Compra y Consolidación

ibs Central permite a los usuarios crear un Presupuesto de Compra para la asignación. Una vez que los productos, las cantidades y los precios son definidos, es posible consolidar la cantidad total de los productos sometidos a la asignación y compararla con el Presupuesto de Compra.

Cuando se terminan la consolidación y la comparación, los usuarios pueden ajustar el fichero de asignación (ejemplo: añadir o suprimir productos, ajustar cantidades) según el Presupuesto de Compra.


COMUNICACIÓN A LAS TIENDAS

ibs Central permite a los usuarios gestionar la información desde la sede hasta las tiendas en la finalización del fichero de asignación.

“UNA GESTIÓN FLEXIBLE ADAPTABLE A LA ORGANIZACIÓN”

La comunicación es completamente clara, fiable y permite un acceso en tiempo real a la información.

Informaciones como los productos, las cantidades o las fechas de entrega son visualizadas por las tiendas y pueden ser ajustadas según la estructura organizacional del distribuidor.

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Ejemplos:

  • Artículos pueden ser impuestos o sugeridos (Ciertas tiendas pueden considerar que ciertos productos no son pertinentes con respecto a su mercado respectivo)
  • La cantidad puede ser impuesta o sugerida por la Sede:
    • Una tolerancia umbral puede ser definida para controlar la variación entre las cantidades sugeridas por la sede y las modificaciones de las tiendas
    • La sede puede definir cantidades mínimas o máximas
  • Las fechas de entrega pueden ser sugeridas o impuestas

Otra información relacionada a ibs Assortment (categoría, artículos obligatorios, tipo de surtido, nuevos productos…) o ibs Promotions (método promocional usado, asignación de las páginas, atributos marketing, nuevos productos…) son comunicadas a las tiendas para tener una mejor idea de la cantidad a pedir en caso de ajuste

ibs Workflow puede ser particularmente eficaz en este tipo de actividades y permitir a la empresa mejorar mucho la comunicación entre los diferentes departamentos. Por ejemplo, los empleados de la tienda reciben un correo electrónico a la creación del fichero de asignación o para recordar la fecha cuando las tiendas deben actualizar el fichero de asignación.


VALIDACIÓN DE LA ASIGNACIÓN Y SEGUIMIENTO

Validación de la Asignación

Cuando las tiendas han definido las cantidades para cada artículo del fichero de asignación, los usuarios en ibs Central consolidan, controlan y optimizan la asignación.
La optimización se puede hacer automáticamente según las condiciones de compra del proveedor, las condiciones logísticas o las condiciones de margen y de ventas.

“CONSOLIDAR, CONTROLAR, OPTIMIZAR EL FICHERO DE ASIGNACIÓN”

A la validación del fichero de asignación, ibs Central puede crear el pedido automáticamente o los usuarios pueden hacerlo manualmente.


Modificación de la Asignación y Optimización

El proceso de asignación implica muchas correspondencias entre la sede y las tiendas. Aun después de la validación de la asignación, ibs Central todavía permite la modificación del fichero de asignación.
ibs Central gestiona un ciclo de validación entre los diferentes actores y envía información actualizada a las tiendas para la validación final.

ibs Central optimiza las cantidades definidas por la tienda durante la asignación según:

  • Los productos
  • El canal logístico y el canal del proveedor
  • El tiempo y la frecuencia en la entrega
  • Las cantidades de los pedidos
  • Las condiciones de compra
  • El costo logístico

Seguimiento de la Asignación

Un portafolio de asignación aporta una percepción crítica sobre el ámbito funcional entero alrededor de la actividad de asignación.

  • Visualización de las cantidades definidas por la tienda
  • Gestión por estado y visualización de la finalización de la asignación (el estado de la asignación es actualizado en tiempo real y aporta una versión única de la verdad a la sede y las tiendas)

Informes dedicados pueden ser generados para verificar por ejemplo el porcentaje de realización de cada asignación creada o informar los usuarios sobre los artículos y las cantidades definidas para cada asignación.



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