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ibs DEALS

FAIRE FACE AUX PROBLÈMES FRÉQUEMMENT RENCONTRÉS PAR LES ACHETEURS

Il existe souvent un manque de transparence et de visibilité sur l'ensemble des conditions négociées avec les fournisseurs. Un grand nombre d'entreprises font aussi face à des difficultés dans la gestion des recouvrements de ces conditions négociées. Beaucoup de temps est alors perdu pour corriger les erreurs, faire le suivi manuellement ou bien encore pour rechercher des informations fiables.
Les erreurs et la gestion des litiges résultant de ce manque d'informations concernant les négociations et les contrats sont nombreux et coûtent cher, notamment quand ils sont couplés à un manque d'automatisation et de reporting pour aider au processus de recouvrement.

Du côté des ressources, le processus manuel est lourd, avec chaque acheteur ou category manager gérant ses fournisseurs à sa façon, avec ses propres outils et méthodes de calcul.
Ceci va aussi créer des difficultés à capitaliser la connaissance des acheteurs, des négociations et des accords pris avec les fournisseurs, lorsque ceux-ci changent de fonction ou d'entreprise.

Concernant les résultats financiers, des millions sont perdus chaque année en raison de données erronées, d'un suivi peu fiable car manuel, et de négociations non optimisées. D'autres millions encore pour les recouvrements, et les coûts générés en raison d'erreurs de facturation ou d'un manque de suivi adapté.

La comptabilité ne bénéficie pas de prévisions fiables sur les gains de trésorerie annuels, tandis que la finance opérationnelle manque d'un système automatisé de facturation et de suivi des paiements reçus ou des relances.

Du point de vue juridique, d'importantes pertes sont dues aux honoraires d'audit et aux contentieux en cas de litiges commerciaux, dus à des contrats incomplets ou non signés à temps. De plus, on constate un manque de synergie et de communication entre les différents départements de l'entreprise impliqués dans le processus de négociation (juridique, achats et finance par exemple)

“ UN PROCESSUS MÉTIER SANS SYSTÈME ADÉQUAT : MANQUE DE SUPPORT ET DE FIABILITÉ DES INFORMATIONS ”

Dans la plupart des cas, de trop nombreuses données sont proposées, mais les informations réellement utiles et nécessaires ne sont pas visibles, et ne permettent donc pas une préparation et un suivi efficaces de la négociation. Cela crée des difficultés pour consolider les informations des fournisseurs provenant de différentes sources et systèmes, d'analyser les historiques et d'obtenir des informations précises et fiables. Un écart important peut donc exister entre les négociations prévisionnelles et les négociations réalisées.

Merchandising Business Suite

Les différents services sont donc confrontés à un manque de soutien des systèmes d'informations. Le suivi est réalisé manuellement, il n'existe pas d'harmonie dans les méthodes de travail et la connaissance des acheteurs sur leurs négociations est difficile à transmettre.
Les acheteurs sont pénalisés dans leur travail par une mauvaise visibilité, un manque de contrôle, et une absence d'outils décisionnels efficaces.

“ CHAQUE ACHETEUR TRAVAILLE À SA FAÇON POUR PRÉPARER ET CONDUIRE SES NÉGOCIATIONS FOURNISSEURS ”

Afin de mieux répondre aux différents besoins des distributeurs, une solution unique et efficace doit permettre de mieux préparer les négociations, de renforcer le suivi des contrats et de contrôler la facturation fournisseurs avec :

  • Un outil de simulation et de négociation puissant, pour saisir les conditions négociées au bon niveau (fournisseur, groupes de produits, produits), comparer ces conditions négociées par rapport aux objectifs initiaux, automatiser le suivi, mais aussi partager les best practices
  • Une gestion automatisée des contrats et des avenants, en se basant sur des documents standards et des conditions générales types, des annexes et des avenants, tout en garantissant la gestion des versions par des statuts et des cycles de validation pré-définis.
  • Un suivi complet de la facturation et des paiements en automatisant les calculs, la facturation et les échéanciers, pour anticiper les gains de trésorerie, et en générant automatiquement les relances à plusieurs niveaux de criticité pour la gestion des retards.

“SUIVI DES NÉGOCIATIONS, DE LA FACTURATION ET DES PAIEMENTS FOURNISSEURS ”

LES OBJECTIFS D'IBS DEALS
  • Impacts sur la stratégie
    • Capacité à optimiser les relations et les opportunités entre les fournisseurs et les distributeurs
    • Suivi des négociations en temps réel pour s'assurer du paiement de toutes les conditions négociées
    • Contrôle centralisé de toutes les négociations et partage des best-practices
    • Suivi des performances réelles par rapport aux prévisions réalisées
    • Synergie entre les différents services (financier, opérationnel, juridique, marketing…)
    • Résultats consolidés à chaque niveau de l'organisation

Merchandising Business Suite
  • Impacts sur la rentabilité
    • Améliorer les conditions d'achat; simuler et évaluer toutes les négociations aux fournisseurs avant accord
    • Atteindre les objectifs définis
    • Créer automatiquement les factures et réaliser un suivi complet de la facturation
    • Améliorer les fonds de trésorerie grâce au recouvrement maîtrisé des conditions négociées par le biais de la facturation automatique
    • Générer une documentation détaillée et un protocole d'audit pour validation

  • Impacts sur l'organisation
    • Solution complète pour les acheteurs et les category manager
    • Méthodes de travail uniformisées pour une meilleure coordination au sein de l'entreprise
    • Archivage des historiques et partage du savoir-faire
    • Amélioration de la communication entre les acteurs impliqués dans le processus
    • Réduction des coûts grâce à une utilisation efficace des ressources
    • Analyse et reporting grâce à une bibliothèque complète de rapports et de KPI

“SUIVI ET PERFORMANCE DES NÉGOCIATIONS FOURNISSEURS EN TEMPS RÉEL ”

ibs Deals permet de mieux préparer ses négociations par la mise à disposition d'une information utile et fiable. La solution libère les utilisateurs de leurs tâches administratives sans réelle valeur ajoutée : elle automatise le calcul, la planification et le suivi des gains (prévisionnels et réels) avec une maîtrise de la marge à chaque niveau, jusqu'à l'article.

ibs Deals facilite l'exécution financière des accords entre les différents services impliqués dans le processus de négociation, tout en limitant les risques légaux et les conflits grâce à un contrôle du cycle de vie des contrats.

Merchandising Business Suite


Enfin, ibs Deals va optimiser les profits et les résultats grâce à :

  • Une meilleure disponibilité des informations
  • Une meilleure connaissance des fournisseurs
  • Une meilleure préparation des négociations


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