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ibs Deals

PROCESSUS FONCTIONNEL COMPLET, DÉTAILLÉ ET ORIENTÉ MÉTIER

ibs Deals, une solution orientée métier, qui peut être définie en 4 étapes majeures :

  • Préparation des négociations / simulations et définition des objectifs
  • Négociation et gestion des contrats
  • Facturation et encaissement
  • Analyse des profits et rentabilité
Merchandising Business Suite
PHASE 1: PRÉPARATION DES NÉGOCIATIONS / SIMULATIONS

ibs Deals permet de préparer les nouvelles négociations grâce à un outil de simulation puissant, basé sur des informations précises et fiables et sur plusieurs indicateurs décisionnels.

  • Analyse des performances
  • Analyse des historiques
  • Simulations et comparaisons de différents scénarios

La solution permet également de définir les objectifs cibles par fournisseur, avec la possibilité de créer en amont un nombre illimité de scénarios de négociations : optimistes (introduction de nouveaux articles, croissance des activités promotionnelles, tendances du marché…), pessimistes (augmentation des coûts, diminution des promotions, faiblesse du marché…), moyens…

“ IBS DEALS REND LES INFORMATIONS NÉCESSAIRES DISPONIBLES POUR PRÉPARER UNE NÉGOCIATION OPTIMALE ET EFFICACE ”

La solution calcule les prévisions d'achat et, selon les négociations simulées, les bénéfices correspondants. ibs Deals offre également une vaste bibliothèque de rapports d'aide à la décision, donnant la possibilité de réaliser des comparaisons à plusieurs niveaux grâce à des indicateurs quantitatifs et qualitatifs (informations historiques entre plusieurs fournisseurs et sur plusieurs années...)

Les simulations peuvent être réalisées selon plusieurs types de conditions et de coûts : prix d'achat, remise sur facture, remises hors facture, coûts logistiques, hausse/baisse de tarifs... et selon plusieurs critères d'application, pour obtenir des simulations et une dégrade tarifaire précise (net, 2Net, 3Net, 4Net...) ainsi que les prix réellement rendus (incluant ou non les coûts d'entreposage)
D'autres informations telles que les ventes, la démarque ou bien encore le positionnement concurrentiel peuvent être ajoutées.

L'analyse de rentabilité est consolidée ou calculée jusqu'au niveau de l'article.

  • Simulations - les objectifs :
    • Préparer les négociations pour l'année n+1
    • Définir les stratégies et scénarios de négociations en fonction des évolutions du marché
    • Contrôler et anticiper la rentabilité en fonction des niveaux de négociation (Groupe, pays, groupe de produits, produits…)
    • Définir et valider les objectifs n+1 (CA, marges, rentabilité…)
Merchandising Business Suite
PHASE 2: NÉGOCIATION ET GESTION DES CONTRATS

L'objectif principal consiste à référencer les conditions d'achat et les conditions générales liées aux contrats. Plusieurs types de contrat sont gérés (contrat cadre, d'application, logistique…) ainsi que leurs versions respectives. La solution inclut la gestion des avenants et annexes, et les cycles de validation correspondants.

Négociation et référencement des conditions d'achats ;

  • Par groupe de produits
  • Par filtre produits (et attributs marketing : type de marque, promotions, assortiments, médias…)
  • Par article
  • Par emplacement

Les utilisateurs ont la possibilité de travailler sur des groupes de produits pré-définis correspondant aux niveaux de négociations fréquemment utilisés (familles, types de marque, marques…) Ils peuvent également suivre les négociations en comparant par rapport aux données historiques ou par rapport à un périmètre d'achats semblable.

“ IBS DEALS OFFRE UNE BIBLIOTHÈQUE COMPLÈTE DE TYPES DE CONDITIONS ET SOUS-TYPES DE CONDITIONS ”

Quelques exemples :

Types Calculés sur le CA brut ou net, avec ou sans TVA, brut ou net de retour
Remises sur facture Inconditionnelle
Conditionnelle
Valeur/ % / Quantité / Paliers
Remises de fin d'année Inconditionnelle
Conditionnelle
Récurrente ou non
Valeur/ % / Unité / Paliers
Coopérations commerciales et promotionnelles Inconditionnelle
Conditionnelle
Récurrente ou non
Valeur/ % / Unité / Paliers
Ristournes Inconditionnelle
Conditionnelle
Récurrente ou non
Valeur/ % / Unité / Paliers
Autres conditions et pénalités Marketing,
Protection de marge,
Ouverture magasin,
Participation à la démarque,
Pénalités (délais de paiement, réclamations,
marchandises endommagées, etc…)
En calcul manuel ou automatique
Valeur/ % / Unité / Paliers


Toutes les conditions peuvent être créées manuellement ou automatiquement, avec une date de début et de fin, récurrentes ou non, et négociées pour chaque niveau de la structure:



  • Centrale d'achats
  • Groupe de pays
  • Pays
  • Régions géographiques
  • Entrepôts
  • Groupe de magasins
  • Magasins

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La phase de négociation permet de:

  • Créer et formaliser les types de négociation
  • Maîtriser l'analyse de rentabilité
  • Suivre les écarts entre les objectifs et le réalisé
  • Automatiser le calcul des conditions et les gains liés

Gestion des statuts et contrats

Nos solutions sont basées sur une gestion dynamique des statuts, utilisés pour respecter et contrôler les étapes des processus métiers et applicatifs. La gestion par statut est totalement paramétrable.

Nous pouvons considérer une vue générale du processus, par exemple :

Simulation Objectif Négociation temporaire Négociation validée Négociation signée Bilan temporaire Bilan validée

Chaque statut rend certaines actions possibles aux utilisateurs (planification des factures, intégration du chiffre d'affaires réel, saisie chiffres d'affaires déclaratif fournisseur…), dépendantes des règles métiers associées.

C'est le processus de négociation du distributeur qui détermine le passage d'un statut à un autre, en manuel ou automatique, et avec différents niveaux de validation possibles.

Plusieurs alertes workflows peuvent être paramétrées, associées au cycle de validation, et ainsi contrôler et informer en temps les acteurs concernés (exemple d'un cycle de validation interne pour un contrat)

Augmenter la productivité des utilisateurs, l'information nécessaire est poussée
Respect des dates
Respect des process

Merchandising Business Suite
Les principales valeurs ajoutées d' ibs Deals pour la gestion des contrats sont :


  • Prise en compte de toutes les conditions et conditions générales liées aux contrats
  • Cycle de validation manuel / automatique et gestion par statuts
  • Création de tous types de contrat en fonction de modèles pré-définis (logistique, retours, marketing…)
  • Gestion des contrats et avenants avec possibilité d'édition et de ré-édition
  • Gestion des contrats d'application pour les coopérations commerciales
  • Archivage et versionnage des contrats, sauvegarde des historiques
  • Garantie du respect juridique

“ NORMALISER LE CYCLE DE VALIDATION DES CONTRATS EN RESPECTANT AUSSI BIEN LES NORMES INTERNES DE L'ENTREPRISE QUE LA LÉGISLATION NATIONALE ET INTERNATIONALE ”

Suivi des négociations

Tout au long de l'année, les acheteurs doivent suivre leurs contrats et négociations. Grâce à plusieurs indicateurs de performance fournis par notre solution (rapports, graphiques, alertes…), ils ont la possibilité de réaliser des modifications et actions correctives pour respecter les objectifs annuels.

  • Suivi des profits résultant des négociations
    • Visualisation des conditions liées aux fournisseurs, groupes de négociations et articles
    • Suivi des accords commerciaux
  • Analyse des prix articles
    • Suivi et comparaison des évolutions de prix et de marge des articles
  • Consolidation des gains
    • Par élément de nomenclature produit
    • Par fournisseur
    • Par enseigne
  • Comparaison et suivi des chiffres d'affaires

“SUIVI ET PERFORMANCE DES NÉGOCIATIONS FOURNISSEURS EN TEMPS RÉEL ”

Echéancier de facturation : vision complète du processus de négociation

Une fois le contrat créé et selon son statut, une planification manuelle ou automatique de la facturation est générée par condition ou groupes de conditions, en fonction de la fréquence de paiement, des dates de début et de fin des conditions, du type de masse achats de référence, du type de calcul…
La planification des échéances et des encaissements dépend aussi de plusieurs caractéristiques prédéfinies comme les conditions de paiement, les types de paiement, les délais de paiement.
En fonction des types de conditions, plusieurs modèles de documents peuvent être créés (facture, note de crédit/débit, facture de solde…) avec des références uniques. Tous les modèles sont stockés dans le système, et leurs versions sauvegardées.

  • Planification de la facturation - Objectifs
    • Un contrôle précis de la facturation et des flux de trésorerie tout au long du processus de négociation
    • Anticipation des actions correctives pour garantir la rentabilité tout au long du processus de négociation
    • Gestion et mise à jour de la planification des factures en fonction des évolutions du chiffre d'affaires du fournisseur
    • Bilans, déclaratif fournisseur et gestion des soldes
  • Planification de la facturation - Bénéfices
    • Améliorer la rentabilité en évitant les pertes d'information (factures non envoyées, montants erronés…)
    • Contrôler la cohérence entre les négociations finales, les CA réalisés et les impacts futurs (notation fournisseurs)
    • Offrir une vue complète et précise du cycle : ciblé – négocié – réalisé – facturé – encaissé
PHASE 3: FACTURATION – EXÉCUTION AUTOMATIQUE

La facturation est gérée par le biais d'ibs Deals. Elle peut être manuelle, semi-automatique ou entièrement automatisée, et dépend de l'échéancier de facturation. Les factures peuvent être éditées, envoyées par e-mail aux fournisseurs ou chargées sur une plate-forme d'échange collaborative sous différents formats. Plusieurs contrôles et alertes sont configurables pour suivre le process d'exécution et vérifier les écarts.

Notre module couvre l'ensemble du cycle de facturation. Il permet l'édition et la ré-édition des factures, le suivi des paiements, la gestion des soldes, ainsi que le calcul des provisions et la redistribution vers les entrepôts et magasins.

En prenant en compte :

  • Différents types de chiffre d'affaires en fonction des besoins : simulé, négocié, prévisionnel, réel…
  • La fréquence de facturation : jour, semaine, mois, trimestre, semestre, année, années fiscales
  • L'envoi automatique à date des documents comptables
  • Différents types de documents comptables : acomptes, factures, note de crédit, note de débit…
  • L'édition et la re-édition à l'unité ou en masse des documents comptables et factures
  • Applicable pour la facturation fournisseur et la redistribution magasin


  • La saisie des paiements
  • L'imputation des paiements aux factures
  • Le respect des montants attendus, facturés et encaissés
  • La gestion des écarts et des relances à plusieurs niveaux de criticité
  • La mise à disposition de rapports d'analyse.
  • Performance et suivi de l'exécution financière

PHASE 4: ANALYSE DÉCISIONNELLE

ibs Deals offre une bibliothèque complète de rapports à la disposition des utilisateurs. Ces rapports permettent aux utilisateurs de mieux comprendre et analyser les résultats de leurs négociations, ainsi que de mieux préparer et améliorer leurs futures négociations. Ces rapports sont disponibles en fonction des profils utilisateurs, et sont téléchargeables sous plusieurs formats. Ils fournissent aux utilisateurs des informations quantitatives et qualitatives, avec des comparaisons possibles sur plusieurs années.

  • Aides à la prise de décision :
    • Analyse des résultats des négociations
    • Analyse des écarts par rapport aux objectifs
    • Analyse des bénéfices / rentabilités fournisseurs
  • Quelques exemples de rapports disponibles :
    • Analyse des résultats fournisseurs par groupe de négociation et articles
    • Analyse de la performance des acheteurs
    • Historique des négociations (1,3,5 ans)
    • Scoring fournisseurs
    • Suivi des remises conditionnelles
    • Suivi des opérations commerciales
    • Rapports de synthèse de trésorerie
    • Rapports de suivis des écarts
    • ...

“ANALYSE MACRO-MICRO ET REPORTING POUR UNE BONNE PRÉPARATION DES NÉGOCIATIONS”

  • Certains rapports de trésorerie sont également disponibles:
    • Trop-perçu / moins-perçu
    • Suivi des règlements / suivi des échus
    • Pertes et profits
    • Journal des ventes
    • Liste des effets en portefeuille
    • Balance des comptes fournisseurs
    • Extraits de compte
  • “REPORTING ET ANALYSE DE LA TRÉSORERIE POUR UN CONTRÔLE EFFICACE DE LA COMPTABILITE ”

    • Décisionnel – Les objectifs
      • Analyse et suivi grâce à des indicateurs clés de performance tout au long du processus d'achat
        • Mise à jour des informations en temps réel
        • Visibilité à différents niveaux de la structure organisationnelle
      • Offrir une rentabilité optimale tout au long du processus de négociation
        • Anticipation / réactivité sur les actions correctives et les ajustements afin d'assurer le respect des objectifs

Notre solution ibs Deals répond aux difficultés métier et aux défis financiers auxquels font face les acteurs de la négociation. Ceci permet aux acheteurs d'optimiser leurs négociations et d'améliorer le suivi de celles-ci. Toutes les informations utiles sont centralisées dans un outil unique, garantissant une maîtrise et un contrôle financier et juridique complet.

ibs Deals accompagne les utilisateurs dans leur travail, afin de leur permettre d'améliorer leur relation aux fournisseurs et les conditions négociées.

Merchandising Business Suite

ibs Deals est la solution pour assurer homogénéité et contrôle tout au long du processus d'achat, dans un but d'augmenter la productivité des utilisateurs et d'augmenter la rentabilité de l'entreprise.



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