Découvrez les Solutions sur le Framework

ibs Central

PROCESSUS D'ENGAGEMENT

ibs Central permet de gérer le processus complet d'engagement entre la centrale d'achats et les magasins.

Ce processus vise à centraliser les besoins des magasins pour obtenir de meilleures conditions et prix lors de la transmission de l'engagement au fournisseur.
Il permet également d'obtenir la livraison au même moment pour tous les magasins et d'unifier l'offre dans tous les magasins simultanément.


PREPARATION DE L'ENGAGEMENT

ibs Central couvre le processus d'engagement complet, débutant dès la création du dossier d'engagement.

Création du dossier d'engagement

Le processus d'engagement peut se faire en fonction d'un assortiment défini, d'un évènement promotionnel, mais aussi de façon indépendante pour des nouveaux produits ou besoins.

“ AUTOMATISER LE PROCESSUS ET TRAVAILLER PAR EXCEPTION ”

En partant d'un assortiment donné ou d'un évènement promotionnel, ibs Central permet aux utilisateurs de gagner du temps en créant automatiquement le dossier d'engagement correspondant.
L'information apparaît déjà prédéfinie dans la solution permettant aux utilisateurs de ibs Central de travailler par exception:

  • Les magasins participants sont automatiquement sélectionnés
  • Les produits sont automatiquement hérités
    • Les utilisateurs peuvent les ajouter ou exclure par exception
    • Les utilisateurs peuvent définir plusieurs cycles pour s'adapter au délai de livraison (ex : les produits non-alimentaires importés peuvent être soumis à un dossier d'engagement bien avant les produits alimentaires)
  • Les quantités suggérées sont données par le système
    • Les quantités peuvent être définies en fonction des ventes des magasins, leurs stocks ou leurs demandes.
    • Les utilisateurs peuvent accepter ou modifier les données suggérées et rester l'unique décideur
  • Les canaux et flux sont définis
    • Notre solution est capable de prendre en considération l'organisation des différents canaux de distribution.

La création d'un dossier d'assortiment ou d'évènement promotionnel n'est pas une étape obligatoire dans le processus de création de dossier d'engagement. ibs Central est flexible et permet la création manuelle de tout engagement.


Création du budget d'achat et consolidation

ibs Central permet de définir un budget d'achat pour les engagements. Une fois que les produits, les quantités et les prix sont définis, il est possible de consolider le total des produits soumis à l'engagement et le comparer au budget d'achat.

Une fois que la consolidation et la comparaison sont faites, les utilisateurs peuvent affiner le dossier d'engagement (ex : ajout ou suppression d'articles, ajustement des quantités) en fonction du budget d'achat.


COMMUNICATION AVEC LES MAGASINS

ibs Central gère l'information, de la centrale aux magasins, jusqu'à la finalisation du dossier d'engagement.

“UNE GESTION FLEXIBLE S'ADAPTANT A L'ORGANISATION ”

La communication est entièrement transparente et fiable, permettant aux utilisateurs d'accéder en temps réel aux bonnes informations.
Les informations concernant les produits, les quantités et les dates de livraison sont visualisées par les magasins et peuvent être ajustées en fonction de l'organisation du distributeur.


Exemples :

  • Les articles peuvent être proposés ou imposés (certains magasins peuvent considérer que certains produits ne sont pas pertinents pour leur marché)
  • Les quantités peuvent être proposées par la centrale ou imposées:
    • Le seuil de tolérance peut être configuré pour définir la variation entre les quantités suggérées par la centrale et les modifications faites par les magasins
    • La centrale peut définir des quantités minimum et maximum
  • Les dates de livraison peuvent être suggérées ou imposées

D'autres informations relatives à ibs Assortment (strates, articles obligatoires, type d'assortiment, nouveaux produits…) ou ibs Promotions (méthode promotionnelle utilisée, choix des médias, attributs marketing, nouveaux produits…) sont communiquées aux magasins pour qu'ils aient une meilleure idée de la quantité sur laquelle s'engager en cas d'ajustement.

ibs Workflow est particulièrement utile dans le processus d'engagement et permet d'améliorer la communication entre les différents départements de l'entreprise. Ex : un e-mail peut être envoyé aux magasins dès la création du dossier d'engagement ou en tant que rappel avant la date limite de mise à jour du fichier.


VALIDATION ET SUIVI DES ENGAGEMENTS

Validation des engagements

Une fois que les magasins ont défini les quantités pour chaque article du dossier d'engagement, les utilisateurs de ibs Central consolident, contrôlent et optimisent les engagements.
L'optimisation peut être faite automatiquement en fonction des conditions d'achat données par le fournisseur, les conditions logistiques ou bien encore les conditions de marges et ventes.

“ CONSOLIDEZ, CONTRÔLEZ ET OPTIMISEZ VOTRE DOSSIER D'ENGAGEMENT ”

Lors de la validation du dossier d'engagement, ibs Central peut créer automatiquement la commande, bien que l'utilisateur garde le choix de la créer manuellement.


Modification d'engagement et Optimisation

Le processus d'engagement nécessite de nombreux allers et retours entre la centrale et les magasins, même après la validation de l'engagement. ibs Central permet, à tout moment, de modifier le dossier d'engagement.
ibs Central gère le cycle de validation entre les différents acteurs du processus et envoie les informations mises à jour aux magasins pour validation finale.
ibs Central permet d'optimiser les quantités définies par les magasins tout au long du processus d'engagement en fonction des :


  • Produits
  • Fournisseurs et canaux logistiques
  • Périodes et fréquences des livraisons
  • Quantités commandées
  • Conditions d'achat
  • Coûts logistiques

Suivi des engagements

Un portefeuille de suivi des engagements permet d'avoir une vision complète de l'activité d'engagement.

  • Visualisation des quantités définies par les magasins
  • Gestion par statut et visualisation de l'état d'avancement (le statut de l'engagement est mis à jour en temps réel et fourni une information unique à la centrale et aux magasins)

Des rapports dédiés et personnalisés peuvent être générés pour vérifier, par exemple, le pourcentage de réalisation de chaque engagement créé ou informer les utilisateurs des articles et quantités définis pour chaque engagement.



Notre Vision
Nos Solutions
Services et Support
Clients et Partenaires
HR et Carrières
Notre Société
Notre Vision
Nos Solutions
Services et Support
Clients et Partenaires
HR et Carrières
Notre Société